Москаленский муниципальный район
Портал Правительства Омской области

Список МО > Администрация Москаленского муниципального района > Администрация Москаленского муниципального района > Обращение граждан

 

Порядок
организации работы с обращениями граждан в администрации  Москаленского муниципального района Омской области

 
I. Общие положения
     
         1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан в администрации Москаленского муниципального района Омской области (далее - Порядок) разработан на основании Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Омской области "О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение", Устава Москаленского муниципального района Омской области в целях установления единого порядка организации работы с обращениями граждан в администрации Москаленского муниципального района Омской области, структурных подразделениях администрации Москаленского муниципального района Омской области (далее - структурные подразделения).
          2. В администрации Москаленского муниципального района Омской области, структурных подразделениях обращения граждан (далее - обращения) рассматривают руководители администрации Москаленского муниципального района Омской области (глава Москаленского муниципального района, первый заместитель и заместители главы Москаленского муниципального района), руководители структурных подразделений администрации Москаленского муниципального района Омской области (далее - руководитель).
          3. Рассмотрению подлежат обращения, поступившие в администрацию Москаленского муниципального района Омской области в письменной форме или в форме электронного документа, а также устные обращения, в том числе:
          - доставленные гражданами лично в общий отдел администрации Москаленского муниципального района (далее – общий отдел), структурные подразделения;
          - поступившие по почте;
 - направленные по информационным системам общего пользования;
             - принятые руководителями на встречах с населением, во время проведения личного приема граждан руководителями;
         - принятые во время проведения телевизионных передач с участием руководителей;
- иные обращения.
4. Руководитель в ходе рассмотрения обращения:
         1) дает соответствующие поручения и определяет срок исполнения поручения;
2) запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
3) принимает решения в соответствии с действующим законодательством о продлении срока рассмотрения обращения и списании обращения в дело;
          4) совершает иные действия в соответствии с действующим законодатель-ством.
          5. Руководитель вправе проверить исполнение принятого им решения по обращению, в том числе фактическое исполнение которого предусмотрено в срок, превышающий срок рассмотрения обращения, установленный законодательством.
         6. Организация ведения делопроизводства по обращениям осуществляется в соответствии с Порядком работы в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации Москаленского муниципального района Омской области:
- в администрации Москаленского муниципального района Омской области – общим отделом администрации Москаленского муниципального района Омской области (далее – общий отдел);
- в структурных подразделениях – специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан соответствующего структурного подразделения (далее - ответственное лицо).
 
II. Организация приема граждан
     
         7. Прием граждан осуществляется общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения.
         8. Помещение для приема граждан оснащается письменными принадлежностями, необходимыми для написания обращений, информационным стендом с образцами бланков письменных обращений, объявлениями, выдержками из нормативных правовых актов.
9. Прием граждан осуществляется в порядке очередности и по предъявлению гражданами документов, удостоверяющих личность.
         10. Работник общего отдела, ответственное лицо структурного подразделения заносит данные гражданина в электронный журнал регистрации обращений (далее - электронный журнал), проводит с ним предварительную беседу, консультирует, разъясняет порядок рассмотрения его вопроса, при необходимости направляет гражданина в соответствующее структурное подразделение.
          11. При приеме письменного обращения по желанию гражданина на втором экземпляре письменного обращения ставится штамп и делается соответствующая отметка с указанием даты приема письменного обращения, фамилии, инициалов и подписи работника общего отдела, ответственного лица структурного подразделения, принявшего обращение.
12. По результатам приема гражданина работник общего отдела, ответственное лицо структурного подразделения делает соответствующую отметку в электронном журнале.
13. Порядок рассмотрения обращений по вопросам, не входящим в компетенцию администрации Москаленского муниципального района Омской области, структурных подразделений, разъясняется гражданину в устной форме, о чем в электронном журнале делается соответствующая запись.
          
III. Проведение мероприятий по организации личного 
приема руководителя
     
         14. Личный прием руководителя (далее - личный прием) осуществляется в соответствии с графиком, который разрабатывается на предстоящий год общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения и представляется на утверждение главе Москаленского муниципального района или соответствующему руководителю структурного подразделения до 31 декабря текущего года.
         15. График личного приема (далее - график) содержит следующие сведения: должность, фамилию, имя, отчество руководителя, периодичность, время и место (адрес) проведения приема. График на предстоящий год размещается в помещениях администрации Москаленского муниципального района Омской области, структурных подразделений в доступных для ознакомления местах.     
         16. Запись граждан на личный прием осуществляется общим отделом ответственным лицом структурного подразделения в соответствии с утвержденным на текущий год графиком.
         17. В ходе записи на личный прием гражданин должен сообщить, предъявив документ, удостоверяющий личность:
         - фамилию, имя, отчество (при наличии последнего);
         - адрес места жительства (регистрации);
         - контактный телефон;
         - льготную категорию;
        - четко сформулированный вопрос, который будет обсуждаться в ходе личного приема с целью предварительной проработки вопроса.     
         18. Список граждан на личный прием (далее - список) формируется общим отделом, который не позднее трех рабочих дней до наступления даты проведения личного приема направляется руководителю. 
        19. Список содержит следующую информацию: 
         - фамилию, имя, отчество и должность руководителя;
         - место и время проведения личного приема;
         - фамилию, имя, отчество граждан, внесенных в список, с указанием очередности каждого;      
         - сведения о месте жительства (почтовом адресе), номере телефона (при наличии) гражданина;
         - содержание вопросов обращения.
         В список включаются сведения о присутствующих и приглашенных на прием должностных лицах (фамилия, имя, отчество, должность), кандидатуры которых определяет руководитель, организующий личный прием.
         20. К списку прилагается информация структурных подразделений о состоянии дел по вопросам гражданина, указанным в списке. Организацию сбора информации осуществляют общий отдел.
           21. Приглашение граждан осуществляется специалистами общего отдела, ответственным лицом структурного подразделения, при этом сообщается дата, время и место проведения личного приема.
          22. Для проведения личного приема создается регистрационно-контрольная карточка в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации Москаленского муниципального района Омской области (далее - РКК) и распечатывается карточка личного приема на бумажном носителе.
          23. В случае повторного обращения гражданина специалист общего отдела, ответственное лицо структурного подразделения осуществляет подборку имеющихся материалов по ранее рассмотренному обращению и представляет их руководителю, ведущему личный прием, вместе с карточкой личного приема.
          24. Личный прием осуществляется в порядке очередности и по предъявлению гражданами документов, удостоверяющих личность.
          25. Во время проведения личного приема руководитель дает ответ на обращение с согласия гражданина устно в случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, при этом соответствующая запись делается в карточке личного приема, или информирует гражданина о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
          26. Карточка личного приема с поручением и датой исполнения распечатывается, подписывается у руководителя и передается в общий отдел,  ответственному лицу структурного подразделения для сканирования в РКК.
          27. Ответственность за организацию и проведение выездных личных приемов руководителя возлагается на общий отдел.
     
IV. Организация делопроизводства по письменным и иным обращениям
     
         28. Письменные обращения регистрируются в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации Москаленского муниципального района Омской области (далее - СЭДД) общим отделом ответственным лицом структурного подразделения в течение трех рабочих дней с даты поступления обращения.
         29. При поступлении обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.
         30. Письменные обращения, поступившие в форме электронного документа неоднократно в один и тот же день от одного и того же заявителя с одним и тем же вопросом (идентичный текст обращения), регистрируются и рассматриваются как единое обращение.
         31. В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не направляется.
          32. На письменные обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, которые не содержат конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы не даются.
         33. Письменные обращения, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Омской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора Омской области, направляются главе Москаленского муниципального района Омской области, первому заместителю главы Москаленского муниципального района Омской области.
         34. Письменные обращения на иностранном языке после регистрации первоначально направляются в общий отдел для организации перевода письменного обращения.
         35. На письменное обращение, поступившее в общий отдел,  ответственному лицу структурного подразделения, после прочтения создается РКК, формулируются содержащиеся в обращении вопросы, определяется тематика и руководитель, к компетенции которого относится его рассмотрение.
          36. Содержание устных обращений, принятых в ходе личного приема, во время встреч руководителей с населением, телевизионных передач заносится:  
         1) специалистом общего отдела в РКК на личном приеме, которые в течение суток передаются для регистрации и направления поручений исполнителям; каждой карточке РКК на личном приеме руководителя присваивается регистрационный номер, который состоит из аббревиатуры ОГ, буквенного обозначения структурного подразделения, порядкового цифрового значения и букв "л.пр." (например, ОГ-АГ/ N 165л.пр.) (далее - регистрационный номер); карточка учета обращений граждан на личном приеме руководителя на бумажном носителе после подписания руководителем сканируется в РКК; 
         2) общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения на основании протокола (плана мероприятий по выполнению поручений руководителя), утвержденного руководителем, ответственным за проведение мероприятия, в РКК обращений, принятых во время встреч руководителей с населением, к цифровому значению регистрационного номера обращения добавляется буква "В", к обращениям, принятым во время телевизионных передач с участием руководителя, добавляются буквы "ТВ".
         37. При регистрации обращений граждан в РКК заносятся реквизиты  порядка работы в СЭДД, сканируется содержание обращения и приложения к обращению гражданина.
         38. В правом верхнем углу первой страницы письменного обращения на бумажном носителе общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения, в том числе с использованием соответствующего штампа.
         39. Зарегистрированные обращения на бумажном носителе не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации обращений, передаются исполнителю для организации последующих действий по рассмотрению обращений. Передача обращений осуществляется под роспись с фиксацией необходимых сведений в журнале рассылки обращений граждан руководителям, структурным подразделениям.
          
V. Мониторинг рассмотрения обращений
     
         40. Мониторинг (описание хода, этапов) рассмотрения обращений ведется в СЭДД общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения.
          41. Мониторинг рассмотрения обращения состоит из следующих этапов:
         1) направление обращения на исполнение согласно резолюции руководителя;
         2) представление информации об исполнении поручения;
         3) решение руководителя о продлении срока рассмотрения обращения;
         4) направление ответа автору обращения;
         5) решение руководителя о завершении рассмотрения обращения (списании в дело).
         42. Передача материалов (на бумажном носителе) на каждом этапе рассмотрения обращения от руководителей к исполнителям и обратно осуществляется через общий отдел, ответственное лицо структурного подразделения в порядке, предусмотренном пунктом 39 настоящего Порядка. Пакет документов по рассмотрению обращения формируется исполнителем (ответственным исполнителем).
     
VI. Требования к подготовке резолюции руководителя
     
         43. Резолюция с поручением руководителя по обращениям (далее - резолюция) готовится в течение трех рабочих дней подписывается руководителем в СЭДД. РКК с резолюцией распечатывается на бумажном носителе, подписывается руководителем и передается в общий отдел, ответственному лицу структурного подразделения.
         44. В резолюции указываются: фамилия, инициалы лица, которому дается поручение (далее - исполнитель), краткий текст поручения, срок исполнения поручения, дата резолюции.
         45. Резолюция должна содержать четкое, однозначное поручение. Двусмысленность, неопределенность в резолюции не допускаются. Резолюция может содержать следующие поручения:
         - "проинформировать автора обращения" - исполнитель направляет ответ автору обращения от своего имени;
         - "подготовить проект ответа" - исполнитель готовит проект ответа от имени руководителя на стандартном листе бумаги;
         - "подготовить ответ" - исполнитель готовит ответ на бланке руководителя, структурного подразделения.
         46. В случае направления поручений по обращению нескольким исполнителям в РКК резолюции и на бумажном носителе указывается ответственный исполнитель (указывается первым либо выделяется иным способом), а РКК с резолюцией обращения копируется по числу исполнителей.
          
VII. Требования к подготовке ответов, запросов, 
информации по обращениям
     
         47. Информация на имя руководителя об исполнении поручения представляется в общий отдел, ответственному лицу структурного подразделения в одном экземпляре. Указанная информация подписывается руководителем структурного подразделения (иным уполномоченным лицом - исполнителем) в СЭДД, на бумажном носителе и регистрируется в структурном подразделении в установленном порядке (в базе данных СЭДД "Внутренние").
          48. Проекты ответов авторам обращений, запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, информации руководителям указанных органов или должностных лиц (создаются в базе данных СЭДД "Исходящие") за подписью руководителей администрации Москаленского муниципального района Омской области на бумажном носителе представляются в общий отдел, ответственному лицу структурного подразделения завизированные руководителем структурного подразделения (иным уполномоченным лицом - исполнителем) в одном экземпляре на стандартном листе бумаги.
         49. Ответы авторам обращений, запросы в органы государственной власти, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, информация руководителям указанных органов или должностным лицам, подготовленные исполнителем для подписи руководителем (созданные в базе данных СЭДД "Исходящие") за подписью руководителя администрации Москаленского муниципального района Омской области, представляются в общий отдел, ответственному лицу структурного подразделения в двух экземплярах (первый - на бланке, второй - с визой руководителя структурного подразделения (исполнителя) и указанием исполнителя).
         50. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днем исполнения считается предшествующий рабочий день.
         51. Общий отдел, ответственное лицо структурного подразделения в правом верхнем углу первой страницы текста документа на бумажном носителе (первой страницы второго экземпляра текста документа, подлежащего отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации) указывают регистрационный номер обращения и дату представления информации, в том числе с использованием соответствующего штампа.
         52. Подготовка и оформление документов, подлежащих отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации на бумажном носителе, осуществляются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в администрации Москаленского муниципального района Омской области, утвержденной постановлением главы Москаленского муниципального района Омской области от 04.03.2011 N 24.
         53. Регистрация документов, подлежащих отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации, осуществляется общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения в базе данных СЭДД "Исходящие" и журнале исходящей корреспонденции по обращениям, после чего документы передаются для конвертования и отправки почтой.
         54. При наличии электронного адреса ответ автору обращения (при необходимости) отправляется общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения на указанный электронный адрес с подтверждением факта отправки.
     
VIII. Постановка обращений на дополнительный контроль и 
продление сроков рассмотрения обращений
     
         55. На особый контроль ставятся контрольные поручения по обращениям, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области.
         56. В случае, если в информации исполнителя поручения руководителя, рассматривающего обращение, указывается, что вопрос, поставленный в обращении, будет решен в течение предусмотренного законом периода, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль руководителем, давшим поручение, о чем автору обращения направляется письменный ответ с указанием срока окончательного решения вопроса.
         57. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем не более, чем на 30 календарных дней, с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения. Постановка обращений на дополнительный контроль осуществляется в соответствии с Порядком работы в СЭДД.
 
IX. Завершение рассмотрения обращения, формирование 
и архивирование дела
     
         58. Завершающим этапом рассмотрения обращения является процедура его списания. Решение руководителя о списании обращения оформляется словосочетанием "в дело", датой и подписью руководителя, рассматривающего обращение, которые указываются на последнем по хронологии документе (информации исполнителя, копии ответа автору обращения и т.п.) и созданием соответствующей резолюции в РКК. Списание в дело обращений с личного приема осуществляется путем заполнения необходимых реквизитов в карточке учета обращений на личном приеме руководителя и созданием соответствующей резолюции в СЭДД.
         59. Общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения в РКК делается отметка об итогах рассмотрения и закрытии обращения в "дело".
         60. Списанное в установленном порядке обращение вместе с копией ответа гражданину, перепиской должностных лиц, актами обследования, иными документами, относящимися к рассмотрению обращения, формируются общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения в дела. Дела хранятся в твердых архивных папках (допускается группирование 40 - 50 дел в одну папку), озаглавленных с использованием реквизитов утвержденной номенклатуры дел в администрации Москаленского муниципального района Омской области, структурном подразделении.
         61. Архивирование дел по обращениям ведут общий отдел, ответственное лицо структурного подразделения. Хранение и списание дел осуществляется в сроки, установленные номенклатурой дел в администрации Москаленского муниципального района Омской области, структурном подразделении.
          
X. Контроль и составление отчетности
     
         62. Общий контроль соблюдения действующего законодательства при рассмотрении обращений осуществляет руководитель аппарата главы Москаленского муниципального района Омской области.
         63. Общий отдел, ответственное лицо структурного подразделения осуществляют контроль за соблюдением установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, формы подготовки документов, соответствия содержания и полноты ответа.
         64. Контроль за качеством подготовки и полноты ответов, содержанием иных документов по обращениям и своевременностью исполнения поручений осуществляют руководители, на рассмотрении у которых находятся обращения.
         65. Контроль за своевременностью исполнения поручений осуществляют руководители, на рассмотрении у которых находятся обращения в соответствии с представлениями в базе данных СЭДД "Обращения граждан".
         66. Контроль исполнения обращения в целом осуществляется общим отделом, ответственным лицом структурного подразделения посредством базы данных СЭДД "Контроль заданий" и соответствующих представлений в базе данных СЭДД.
         67. Общий отдел, ответственное лицо структурного подразделения готовят статистическую и аналитическую информацию о тематике обращений и состоянии исполнительской дисциплины по итогам каждой недели и месяца на имя главы Москаленского муниципального района Омской области, руководителя структурного подразделения.
         68. В срок до 15 января текущего года общий отдел обеспечивает представление в Правительство Омской области сводного статистического отчета по обращениям за предыдущий год.

 

версия для печати